![[wzór pieczęci]](pieczec.gif)
Kancelaria parafialna jest miejscem kontaktów duszpasterza z wiernymi. Życzliwe i uprzejme załatwianie ich spraw może wpłynąć na zbliżenie się interesanta do Kościoła, i odwrotnie - niewłaściwe potraktowanie interesanta, zwłaszcza obojętnego religijnie, może go zupełnie zrazić do religii i Kościoła. Ze szczególną delikatnością należy traktować sprawy związane z finansami, przestrzegając zasady dobrowolności ofiar.
1. Każda parafia posiada osobowość prawną. Oznacza to m.in., że może wydawać dokumenty o charakterze prawnym. Dlatego powinna w swojej kancelarii posiadać własne pieczęcie - okrągłą i podłużną. Obowiązują następujące wzory pieczęci:
Pieczęć okrągła powinna zawierać: w środku odpowiedni emblemat
religijny (np. znak krzyża, symbol maryjny itp.), w otoku zaś napis zawierający nazwę
parafii. Pieczęć podłużna powinna zawierać pełną nazwę parafii oraz jej adres.
2. Znaczenie prawne mają tylko te dokumenty, które zostały podpisane przez proboszcza lub jego zastępcę (wikariusza wz. proboszcza) i opatrzone pieczęcią parafialną (por. kan. 535 § 3 KPK).
3. W kancelarii powinny być prowadzone i przechowywane księgi ochrzczonych, małżeństw i zmarłych oraz:
4. Księgi ochrzczonych, małżeństw i zmarłych należy sporządzać w dwóch egzemplarzach, z których jeden powinno się złożyć w Archiwum Archidiecezjalnym w Łodzi.
5. Poszczególne roczniki ksiąg metrykalnych powinny być zaopatrzone w indeksy i podpisane przez dziekana, zgodnie z art. 47 Statutów.
6. Dokumentacja kancelaryjna powinna być prowadzona na bieżąco. Zasada ta odnosi się w szczególności do obowiązku przesłania do urzędu stanu cywilnego Zaświadczenia stanowiącego podstawę sporządzenia aktu małżeństwa oraz do obowiązku powiadamiania proboszcza miejsca chrztu o zawartym małżeństwie kanonicznym (Ne temere).
7. Dane personalne należy spisywać na podstawie dokumentów cywilnych.
8. Wszystkie zapisy w księgach parafialnych powinny być dokonywane dokładnie i czytelnie (z wykluczeniem używania długopisu).
9. W przypadku niezgodności danych personalnych zapisanych w parafialnej księdze metrykalnej z danymi w dokumentach cywilnych poprawki i zmiany mogą być dokonywane za pozwoleniem Kurii.
10. Na prośbę zainteresowanych osób proboszcz ma obowiązek wydać na urzędowym formularzu odpis aktu z ksiąg metrykalnych. W dokumencie tym należy odnotować wszystkie adnotacje naniesione w akcie oraz zaznaczyć w nim, kiedy i do jakich celów odpis został wydany.
11. W kancelarii powinien znajdować się Kodeks Prawa Kanonicznego, Statuty III Synodu Archidiecezji Łódzkiej i aktualny podręcznik kanonicznego prawa małżeńskiego, z zachowaniem art. 23 Statutów.
12. Nie można bezwarunkowo uzależniać ochrzczenia dziecka od zawarcia sakramentalnego małżeństwa przez jego rodziców. Dziecko powinno być ochrzczone, jeżeli istnieje uzasadniona nadzieja jego katolickiego wychowania, o czym mowa w kan. 868 § 1, 20 KPK i art. 214 Statutów . Potwierdzeniem uzasadnionej nadziei na katolickie wychowanie dziecka może być deklaracja przynajmniej jednego z rodziców lub chrzestnych, faktyczny wpływ na wychowanie dziecka jego dziadków lub wpływ wspólnoty religijnej. W przeciwnym razie należy chrzest odłożyć.
13. Potwierdzeniem kwalifikacji kandydata do funkcji chrzestnego spoza parafii jest stosowne świadectwo wydane przez proboszcza jego parafii.
14. Tylko wtedy należy odmówić powierzenia funkcji chrzestnego osobie, która nie spełnia wymogów określonych w prawie (por. kan. 874 KPK), jeżeli wyczerpane zostały wszystkie możliwości usunięcia istniejących braków.
15. Chrzest osób dorosłych powinien być poprzedzony okresem katechumenatu, zgodnie z przepisami zawartymi w Obrzędach chrześcijańskiego wtajemniczenia (nr 14-20).
16. Na marginesie aktu chrztu odnotowuje się fakty powodujące zmianę stanu kanonicznego danej osoby: adopcję, bierzmowanie, święcenia, ślub wieczysty, zawarcie małżeństwa, stwierdzenie nieważności małżeństwa, uzyskanie dyspensy od małżeństwa niedopełnionego oraz konwalidację związku małżeńskiego.
17. Metrykę chrztu osoby adoptowanej wydaje się w pełnym brzmieniu (z uwzględnieniem faktu adopcji) tylko w przypadku, gdy jest ona potrzebna do załatwienia formalności przed ślubnych.
18. Księgę metryk zastępczych prowadzi się na wzór księgi ochrzczonych, jednakże w jednym egzemplarzu. Metrykę zastępczą sporządza się w przypadku niespisania aktu w księdze parafii chrztu lub niemożności uzyskania metryki, a także w przypadku przejścia do Kościoła katolickiego z innego wyznania chrześcijańskiego. Metrykę zastępczą należy odtworzyć na podstawie zaprzysiężonego oświadczenia osoby zainteresowanej, jeżeli była ochrzczona jako dorosła, albo na podstawie za przysiężonego zeznania jednego wiarygodnego świadka lub urzędowego dokumentu (wystawionego np. przez wspólnotę niekatolicką). Jeżeli w żaden z powyższych sposobów nie można stwierdzić faktu chrztu, dowodem może być domniemanie oparte na przekonujących przesłankach. Pomocą w tej sprawie może być: fotografia chrztu, pamiątkowy obrazek, pamiątka Pierwszej Komunii świętej, świadectwo bierzmowania itp. Na marginesie aktu w księdze metryk zastępczych należy odnotować na podstawie czego sporządzono metrykę zastępczą, a jej odpis przekazać osobie zainteresowanej.
19. Celem kanoniczno-duszpasterskiej rozmowy z narzeczonymi, czyli tzw. badania przedślubnego, jest stwierdzenie następujących faktów:
20. Wszystkie formalności przedślubne mogą być załatwiane zarówno w kancelarii parafii własnej narzeczonej, jak i narzeczonego (por. kan. 1115 KPK oraz art. 254 Statutów). Przy czym obowiązuje zasada, że formalności przedślubne załatwia się tam, gdzie ma być zawarty ślub. Decyduje tu faktyczny pobyt, a nie zameldowanie cywilne.
21. Zgodnie z kan. 102 KPK pobyt stały nabywa się przez przebywanie w danej parafii z zamiarem pozostania w niej na zawsze, albo też przez faktyczne zamieszkanie tam przynajmniej przez pięć lat. Pobyt czasowy nabywa się natomiast przez przebywanie w określonej parafii z zamiarem pozostania tam przynajmniej przez trzy miesiące, lub też przez faktyczny trzymiesięczny pobyt.
22. Jeżeli formalności przedślubne załatwiane są w parafii własnej narzeczonego lub narzeczonej, a ślub ma się odbyć w innej parafii, duszpasterz, który przeprowadził badania przed ślubne, wystawia tzw. Licencję stwierdzającą brak przeszkód kanonicznych i zastrzeżeń do zawarcia małżeństwa kanonicznego.
23. Duszpasterz, który przeprowadza badanie przedślubne, powinien zachować dyskrecję oraz kulturę w stawianiu pytań. W związku z tym rozmowę należy przeprowadzić osobno z każdym z narzeczonych.
24. Podstawowym dokumentem stwierdzającym stan wolny jest aktualne świadectwo chrztu, tzn. wystawione nie wcześniej niż przed sześciu miesiącami. Powinno ono zawierać zapis, że jest świadectwem do zawarcia ślubu i że w akcie chrztu brak jest jakichkolwiek adnotacji.
25. Do stwierdzenia stanu wolnego potrzeba dwóch świadków, którzy znają narzeczonego, przynajmniej od czasu gdy mógł on zawrzeć małżeństwo. Stan wolny i brak przeszkód małżeńskich w razie niemożności przedłożenia metryki chrztu można stwierdzić na podstawie zaprzysiężonych zeznań świadków. W przypadkach wątpliwych należy odnieść się do ordynariusza miejsca.
26. Jeżeli narzeczeni nie mogą przedłożyć metryki, należy upewnić się, czy nie figurują oni w księdze ochrzczonych w parafii urodzenia. Gdy nie ma tam takiego zapisu - należy sporządzić akt znania na podstawie zeznań świadków. Do stwierdzenia faktu chrztu ma zastosowanie pkt 17 niniejszej instrukcji, a do ustalenia stanu wolnego - pkt 24.
27. Gdy narzeczony nie przedstawia metryki, twierdząc, iż nie został ochrzczony, należy upewnić się, czy w księdze metrykalnej parafii urodzenia nie znajduje się akt jego chrztu. Ponadto należy od rodziców lub innych krewnych odebrać pisemne oświadczenie, że osoba zainteresowana nie została ochrzczona.
28. W przypadku zawierania małżeństw mieszanych osoby ochrzczone w innych Kościołach chrześcijańskich lub wspólnotach wyznaniowych należy prosić o dokument stwierdzający fakt chrztu i ewentualnie zawarcia małżeństwa religijnego bądź tylko cywilnego.
29. W sytuacji gdy katolik zawarł wcześniej cywilny związek małżeński, należy upewnić się, czy ten związek nie został uważniony. Jeżeli nie został uważniony, należy przyjąć od niego i dwóch świadków zaprzysiężone oświadczenie o jego stanie wolnym. W protokole badania przedślubnego należy odnotować fakt rozwodu cywilnego, na podstawie sentencji wyroku sądowego albo odpisu zawarcia poprzedniego małżeństwa z odpowiednią adnotacją z urzędu stanu cywilnego o wyroku rozwodowym. Następnie należy odnieść się do ordynariusza miejsca z prośbą o zgodę na zawarcie małżeństwa kościelnego.
30. W powyższej sytuacji należy upewnić się także, czy z poprzedniego związku nie wynikają jakieś zobowiązania, o czym stanowi kan. 1071 § 1, 30 KPK. Podstawą do rozpoznania stanu faktycznego jest wyrok rozwodowy. Należy upewnić się, czy te zobowiązania są wypełniane i odnotować ten fakt w piśmie skierowanym do ordynariusza miejsca z prośbą o zgodę na pobłogosławienie małżeństwa kościelnego. Zasada ta odnosi się także do ewentualnych zobowiązań wobec dziecka nieślubnego.
31. W rozpatrywaniu spraw związanych z pogrzebem należy przejawiać szczególny takt i kulturę. Jednym z obowiązków jest przeto wyrażenie współczucia rodzinie zmarłego oraz słów duszpasterskiego pokrzepienia. Krewnych i przyjaciół zmarłego należy zachęcić do modlitw w jego intencji, zamówienia mszy świętej i odbycia spowiedzi. Gdy śmierć była spowodowana nieszczęśliwym wypadkiem (pożarem, zawaleniem domu, powodzią itp.), duszpasterz powinien okazać rodzinie postawę samarytańską.
32. Prawo kościelne określa przypadki, kiedy należy odmówić pogrzebu katolickiego. Oznakami pokuty, o których mowa w kan. 1184 KPK i art. 267 Statutów, potwierdzonymi przez świadków, są: prośba o kapłana (choćby nie zdążył przybyć), wzbudzenie zewnętrzne aktu żalu (bicie się w piersi, ucałowanie krzyża, przeproszenie za spowodowane zgorszenie itp.). Nie stanowią podstawy do odmowy pogrzebu takie okoliczności jak: nieregularność wypełniania praktyk religijnych, nieprzyjmowa nie kapłana po kolędzie itp.
33. Według powszechnego zdania psychiatrów samobójcy nie są w pełni odpowiedzialni za swój czyn. Dlatego nie odmawia się pogrzebu katolickiego zmarłemu, jeśli za życia okazywał przywiązanie do Kościoła.